Comunicação interna nas empresas: 5 passos para estruturá-la com sucesso

É inegável que duas palavras importantes para qualquer empresa, em relação aos seus funcionários, são ‘retenção’ e ‘produtividade’. E, para alcançá-las, estratégias de engajamento se fazem importante. Uma estratégia de comunicação interna assertiva auxilia uma empresa a construir uma compreensão compartilhada sobre o propósito, os valores e o futuro de uma marca, ajudando a conectar os funcionários em torno de uma cultura coesa e os capacitando para tomar decisões sempre alinhadas com os objetivos da organização.

Confira 5 passos para gerenciar uma comunicação interna eficaz!

1. Tenha uma narrativa clara

Alinhe os funcionários em torno da visão da empresa, quais são os planos para conquistar os objetivos e o significado disso tanto para os clientes quanto para a organização. Uma narrativa ajudará a conectar os colaboradores em um nível emocional com a sua marca.

2. Escolha os canais a serem utilizados em sua comunicação interna

Com uma narrativa clara a ser compartilhada com os colaboradores, você precisará definir quais canais utilizará em sua estratégia de comunicação interna para transmitir as mensagens da empresa. As opções são muitas, mas é importante ter cuidado para que os funcionários não se sintam oprimidos por tanta informação e passem a acessá-las sem nenhum engajamento.

É preciso escolher com cautela, de acordo com o que você precisa comunicar. Por exemplo, um e-mail automatizado em formato de Newsletter interna pode ser útil para comunicações periódicas e regulares envolvendo uma grande quantidade de colaboradores, enquanto uma reunião presencial pode ser mais efetiva para adesão de uma quantidade menor de pessoas, com um nível de maior detalhamento do que é transmitido.

Vejamos alguns possíveis canais de endomarketing (dentre vários):

 E-mail marketing

O e-mail é um dos meios de comunicação mais populares nas empresas. Durante um dia de trabalho agitado, pode ser difícil para os funcionários escolherem quais e-mails contêm informações críticas e quais podem esperar para serem abertos quando o destinatário tiver mais tempo para absorver as informações. Ciente disso, seja assertivo ao definir mensagens como “Urgente” nos subjects dos e-mails, para evitar que os colaboradores os banalizem.

Vídeos

Atualmente, a grande maioria dos trabalhadores carregam um smartphone e 48% deles consideram o vídeo a forma de comunicação mais envolvente. O canal audiovisual é amplo e pode gerar diversas possibilidades para a sua estratégia de endomarketing. Por exemplo, você pode realizar vídeos explicativos, vídeos institucionais, vídeos de “como fazer” para processos internos, vídeos-resumo de apresentações ou conferências, vídeo de demonstrações de produtos, vídeo inspiracionais sobre funcionários, entre outros.

Podcasts

Os podcasts são a nova versão dos programas de rádio e têm sido cada vez mais utilizados como ferramentas de marketing, seja para a comunicação com o público da empresa ou como estratégia de endomarketing.

Transmitindo conteúdo de forma humanizada, usando vozes reais, eles podem ser utilizados na comunicação interna para que os líderes tenham a oportunidade de falar diretamente para os seus colaboradores e para que informações complexas sejam passadas de forma mais atraente, sendo um conteúdo fácil de ser consumido em qualquer lugar.

Reuniões de equipe

O modo mais simples de os membros da equipe se comunicarem e que pode ser usado internamente, para equipes que trabalham remotamente, ou configurado para incluir funcionários internos e remotos. As reuniões de equipe servem para os integrantes tenham conhecimento sobre o que os outros estão trabalhando, status de tarefas, e compartilhem sugestões.

Dentro da categoria ‘reuniões de equipe’, também temos as sessões de brainstorm, que serve para apresentar novas ideias, ou lapidar as ideias de forma coletiva. Nenhuma ideia é ruim no brainstorm e é para isso que ele serve inicialmente, como completo fluxo de criatividade. Mais tarde, as ideias podem ser mais bem examinadas e a equipe poderá alcançar soluções concretas para a questão apresentada.

Quadro de Avisos

Ainda é raro entrar em uma empresa e não ver um quadro de avisos na parede. O quadro de avisos ainda é um tipo de comunicação interna bastante popular, principalmente em organizações que ainda não possuem um conjunto de ferramentas de comunicação digital bem estruturado. Dessa forma, os colaboradores sabem que devem procurar no quadro de avisos da empresa os anúncios que lhes dizem respeito, como mudanças nas horas de trabalho, atualizações nas políticas de férias, ofertas de novas vagas, aniversários de funcionários e eventos sociais.

Redes Sociais

Atualmente, as plataformas sociais são uma das mais fortes fontes de referência para encontrar informações ou atualizações. Embora alguns funcionários possam não querer usar seus perfis pessoais para o trabalho, as plataformas sociais baseadas na intranet são fáceis de configurar e oferecem uma série de benefícios.

3. Defina metas

Entender o ROI de endomarketing tem sido cada vez mais importante para os líderes das empresas. Um ROI de comunicação interna deve estar alinhado com os objetivos e resultados de negócios que uma organização objetiva alcançar. Por exemplo, se o objetivo é expansão global da empresa, um ponto importante da sua comunicação provavelmente será apoiar os colaboradores em relação aos fusos horários.

4. Compartilhe histórias de sucesso

Reconhecer publicamente o sucesso dos seus colaboradores pode ser mais importante do que você imagina. E não apenas para o funcionário que alcançou as metas, mas como uma oportunidade de informar aos outros colaboradores sobre o que está acontecendo, com um gancho de comunicação inspiracional.

5. Use um software de endomarketing

Busque uma ferramenta que permita maior comunicação e engajamento entre os colaboradores da sua empresa. Seja intranet, aplicativo de mensagens ou mesmo apenas uma plataforma unificada de e-mails e calendários, o importante é centralizar o conteúdo, evitando ruídos comunicacionais e dispersão.

Atualmente, a intranet da empresa é um dos canais de comunicação mais utilizados pelas pessoas no ambiente de trabalho. Mas é importante que você decida com antecedência as suas principais funções, de forma a aproveitar ao máximo a sua utilização como verdadeira ferramenta de endomarketing.

Às vezes, a comunicação interna não é sobre compartilhar informações, mas sim sobre promover a colaboração entre os colaboradores. Para isso, os fóruns são uma ótima pedida. Os fóruns podem existir em uma intranet ou se tornarem espaços separados de colaboração.

Com os fóruns, você pode permitir que qualquer pessoa na empresa compartilhe atualizações ou faça perguntas, capacitar os funcionários e promover a colaboração entre eles, além de romper as barreiras físicas e geográficas.

Algumas plataformas também possibilitarão que você promova discussões mais abertas e interativas, possibilitando bate-papo, curtidas e comentários. Essas semelhanças com as redes sociais em canais de endomarketing podem apresentar excelentes resultados de engajamento e melhorar o ROI da sua estratégia de comunicação interna.

Por fim, uma tendência de endomarketing cada vez mais crescente é a utilização de apps para feedback de funcionários, por meio da qual os gerentes podem compartilhar pesquisas, enquetes, usar uma caixa de sugestões e entender melhor os níveis de motivação e satisfação geral de seus colaboradores.

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