Comunicação interna: 9 erros que podem comprometer sua estratégia

Veja se a sua empresa está cometendo algum destes erros e saiba como aprimorar a comunicação interna. 

Antes de começarmos este texto, vamos propor uma pequena reflexão. A sua empresa reconhece o valor da comunicação interna? Possui um planejamento estruturado? Há uma equipe dedicada a este trabalho? E quanto à mensuração de resultados, é realizada? 

Se você respondeu “não” a alguma dessas perguntas, é sinal de que sua empresa está cometendo pelo menos um erro que pode comprometer a estratégia de comunicação interna. Mesmo que a importância desta área seja cada vez mais reconhecida, ainda há muito a ser aprimorado pelas organizações.

A seguir, conheça os principais erros a serem evitados para que você possa garantir um bom fluxo nos processos de comunicação interna de sua empresa. 

1. Falta de valorização da comunicação interna 

Este é um dos erros que mais acarretam consequências. Se a empresa não valoriza esta área, não vai investir em recursos e equipe para fazê-la funcionar. Muito menos vai se preocupar com o engajamento dos colaboradores em relação a este trabalho. 

O cenário mais provável é que um funcionário seja encarregado de realizar as ações – além de sua função oficial na empresa –, se sobrecarregue com as tarefas e acabe deixando-as de lado ou fazendo-as esporadicamente. 

Em primeiro lugar, o papel da comunicação interna deve estar claro na empresa. As lideranças precisam estar cientes de que esta área não serve apenas para informar, como também para engajar e integrar colaboradores, alinhar mensagens institucionais, promover a cultura organizacional, entre outros benefícios. 

Por sua vez, os colaboradores também precisam se sentir motivados a participar, seja consumindo ou propondo novos conteúdos. No final das contas, eles são o público-alvo das ações. Se a estratégia não for interessante para eles, é sinal de que não está funcionando e precisa ser modificada. Isso nos leva ao próximo tópico.

2. Não levar em consideração o perfil do público interno e da empresa

O público-alvo é um componente essencial para o planejamento de qualquer estratégia de comunicação. Na comunicação interna não é diferente. 

Antes de iniciar qualquer produção, faça uma pesquisa para conhecer o perfil do público interno. Quais os meios e formatos preferidos para se informar? Quais os melhores horários de acesso aos comunicados da empresa? Qual a faixa etária média, seus principais interesses e necessidades? 

A comunicação interna deve ser feita sob medida para os colaboradores, para que possa gerar interesse, conexão e engajamento. Assegure-se de que a linguagem e os conteúdos sejam acessíveis a todos e que os conteúdos sejam relevantes para os funcionários e a empresa. 

A propósito, o perfil da organização também deve ser levado em conta na hora de planejar as ações. As iniciativas devem estar alinhadas com os objetivos e cultura da companhia. É interessante ainda ter uma sintonia entre a comunicação interna e externa, tanto em termos de discurso quanto de identidade visual.  

3. Não fazer um plano de comunicação interna

Sabe quando você precisa disparar uma newsletter, mas demora mais para encontrar pautas de última hora do que para produzi-la? Ou quando você tem tantas coisas urgentes para divulgar, que parece que está sempre apagando incêndios? Quem já trabalhou com comunicação interna já deve ter passado por uma destas situações. 

Isso tudo pode ser evitado com um bom planejamento. A partir do momento em que há definições claras sobre o público-alvo, os objetivos e os conteúdos que serão trabalhados, fica mais fácil de se organizar para a produção de cada material e para saber onde encaixar os comunicados urgentes, de uma maneira que não atrapalhe o restante do planejamento. 

Além dos itens que mencionamos acima, o planejamento precisa incluir um contexto e situação atual da comunicação interna na empresa, as ações que serão realizadas ao longo do ano, um cronograma de conteúdos e os KPIs para mensuração de resultados. 

Não se pode esquecer de atualizar e aprimorar o plano sempre que preciso. E o mais importante: programar-se para, de fato, segui-lo. Não adianta nada fazer um planejamento profissional para deixá-lo às moscas. 

4. Selecionar quem estiver livre para realizar as ações

Muitas empresas têm o péssimo hábito de delegar algumas tarefas a quem estiver livre no momento. A comunicação interna é uma área que demanda bastante tempo e esforços para o planejamento e a produção. Ou seja, ter uma equipe dedicada a esse trabalho é essencial. 

Em pequenas empresas, normalmente é escalado um responsável para as ações. Em grandes empresas, há equipes inteiras focadas nisso. Profissionais de Recursos Humanos, Marketing e Comunicação são os que mais comumente estão envolvidos na área. 

Se você não tem uma equipe responsável pela estratégia, não terá ações alinhadas e consistentes. E a chance da área ficar abandonada é grande. 

5. Falta de envolvimento das equipes

No tópico anterior, falamos sobre a importância de ter uma equipe dedicada à área. Mas estamos nos referindo ao planejamento, coordenação e execução das ações. Na verdade, a comunicação interna se torna de fato efetiva quando tem a participação de todos da empresa. Isso mesmo, todo mundo é um agente comunicador dentro de uma organização. 

Por isso, é muito importante envolver as equipes, manter um canal aberto para que os colaboradores possam sugerir conteúdos, dar voz a quem tiver algo relevante a compartilhar com os colegas. Isso também ajuda a atingir bons índices de engajamento com os conteúdos, já que os funcionários passam a se sentir mais valorizados e parte integrante do processo. 

Quando dizemos “todos”, estamos incluindo as lideranças. É comum ver situações em que os próprios líderes não valorizam as ações de comunicação interna. O envolvimento deles é fundamental tanto para participar do processo de comunicação quanto para estimular o engajamento das equipes. 

6. Comunicar de uma forma, agir de outra

Transparência é fundamental em todos os aspectos, especialmente na comunicação interna. Mais do que ninguém, os colaboradores irão saber se algo que está sendo comunicado corresponde à realidade. 

Então assegure-se de que as mensagens estejam em sintonia com o que realmente acontece na empresa. Se a sua organização tem um ambiente mais sério e rígido, não tente fazer com que ela pareça descolada. Ou não diga que as equipes são diversas se, na verdade, são majoritariamente compostas pelo mesmo perfil de pessoa. 

Se você quer passar uma imagem específica da organização, primeiro faça com que ela aconteça na prática. Senão, a mensagem comunicada poderá um efeito negativo e desmotivador sobre os colaboradores. 

7. Escolher somente um canal ou todos ao mesmo tempo

Existem várias opções de canais para comunicação interna: e-mail, intranet, rede social corporativa, falas das lideranças e dos colaboradores, TV corporativa, mural, boletins impressos, WhatsApp… E quanto aos formatos? Texto, vídeo, imagens ou podcasts. O que escolher? Será que tenho que escolher tudo ou um único caminho seguro? 

Não existe uma resposta certa. Lembra quando falamos que é preciso levar em consideração o perfil do público-alvo no planejamento? A escolha dos canais também passa por isso. Faça uma pesquisa para saber quais canais são mais utilizados pelos colaboradores, quais são seus formatos de preferência e, é claro, o que é possível implementar em sua empresa. 

Mas lembre-se: quanto mais canais escolhidos, mais trabalho haverá para alimentá-los periodicamente. Se não há equipe suficiente para produzir uma grande quantidade de conteúdo, comece aos poucos. Conforme os resultados forem aparecendo, você terá mais argumentos para que a empresa invista em ampliar a equipe de comunicação interna. 

8. Centralizar excessivamente as atividades

Algumas ações de comunicação interna exigem um foco maior da equipe no momento que estão sendo realizadas. Por exemplo, um evento de Palavra do Presidente, a transmissão ao vivo de uma palestra, a divulgação interna do lançamento de um produto, a inauguração de uma nova unidade. 

Com isso, as atividades previstas no cronograma acabam sendo deixadas de lado. Nestes momentos, vale pensar em descentralizar as atividades. É possível contar com agências de comunicação e empresas externas que podem ajudar com demandas como organização de eventos, realização de lives profissionais, desenvolvimento de campanhas pontuais, criação de materiais gráficos e online e muito mais. 

Segundo a pesquisa Tendências de Comunicação Interna 2019, feita pela SocialBase e Ação Integrada, 55% dos entrevistados não conseguem priorizar as ações previstas no planejamento de comunicação interna. E você, vai querer fazer parte deste número?

9. Não mensurar os resultados da comunicação interna

Toda estratégia que traçamos precisa ter uma etapa de mensuração de resultados. Senão, como vamos saber que ela está dando certo? 

O mesmo acontece com a comunicação interna. Há várias maneiras de fazer esta mensuração. Tudo vai depender dos objetivos de sua empresa com a área. A partir deles é possível traçar os KPIs que serão avaliados. Ou seja, os indicadores-chave para medir o sucesso das ações. 

Quando as ações são online, há várias ferramentas que ajudam a coletar dados importantes. Pode ser o número de aberturas de um e-mail, a quantidade e o tempo de visualização de um vídeo, a taxa de engajamento nos posts da rede social corporativa, entre outros. 

No caso de ações offline, como impressos, TV corporativa e a própria fala das lideranças e colaboradores, uma boa alternativa é fazer uma pesquisa periodicamente com os funcionários para saber sua opinião sobre as iniciativas de comunicação interna. 

E lembre-se: não basta só coletar os dados, é preciso utilizá-los ao seu favor. Avalie o que está dando bons resultados e o que pode ser aprimorado para que sua estratégia tenha cada vez mais sucesso e um impacto positivo na organização.